Cisco Webex meeting 利用ガイド

オンライン会議アプリケーションとは

テレビ電話というとわかりやすいでしょうか。オンライン会議アプリケーションを使えば、インターネットを使って、遠隔地にいる方と画像や音声の通信を行うことができます。1対1のやり取りはもちろんのこと、数百人という多くの方との同時通信が可能です。

ひろしくん


ミーティングルームAに接続中→ひろこさんと会話できます。


ミーティングルームBに接続中→ひろこさんとは会話できません。

ひろこさん


ミーティングルームAに接続中→ひろしくんと会話できます。


ミーティングルームCに接続中→ひろしくんとは会話できません。

オンライン会議は、自宅にいても、職場にいても、海外にいても、インターネットにつながりさえすればできます。


ただし、つながるためには、つながりたい人同士が一緒のお部屋に入る必要があります。


そのお部屋を用意するためのソフトが、ZoomやWebexなどのオンライン会議アプリケーションです。

準備するもの

1、パソコン、スマートホン、タブレット などインターネットに接続することができる端末

2、インターネットに接続できる環境

3、マイク、スピーカー

4、USBカメラ(自分側のビデオを相手に見せたくない場合には不要)

3、4についてはノートPCやスマートホン、タブレットなどの場合内臓されていることが多いです。

電源につながる環境 でのご利用をお勧めします。

参加するまでの流れ

Cisco Webex meeting では、オンライン会議を行うお部屋を「ミーティングルーム」と呼びます。

会議を開催する主催者がそのお部屋を準備し、そこに、参加者の皆さんを招待します。一般的な会議の場合、「●月●日 ●時から 開催場所 ●●ビルの●●会議室」 というようなご案内になるかと思います。

この「●●ビルの●●会議室」 となるのが、ミーティングIDと呼ばれる、番号です。その番号をお知らせするか、または、その番号のお部屋に直接入れるようにした、招待リンクURL(メールの場合ボタンになります)を送ります。

参加者の皆さんは、一般的な会議に行くように、その時間になったら、Webex meetingを使って、そのミーティングIDのお部屋に入ればOKです。
Webex meetingを使うには

①アプリケーションを端末にインストールして使う

②端末へのインストールは行わず、Webブラウザから実行する

という方法がありますが、①の方法が推奨されており、初回参加時に自動的にアプリダウンロードが始まりますので、①の方法にて説明していきます。

リンクボタンもしくはリンクURL記載の招待メールが来た場合の参加方法(まだ、アプリケーションをインストールしていない場合)

①招待のメールが届きます。(画像のような招待リンクボタンもしくは、招待リンクURLが記載されている場合があります。)

リンクURLの場合はそのURLを、ボタンの場合はボタンをクリックします。

②初めてWebexを利用しようとすると、自動的にアプリケーションのダウンロードが始まります。ダウンロードが完了すると自動的にインストールが始まり、インストールが完了すると、Webexの画面がオープンします。

※ダウンロードはデータなどが入った荷物を受け取るようなイメージで、インストールは受け取った荷物の箱を開けて中身を使えるようにコンピューターの中に入れ込むことです。


インストールが完了すると、自動的にアプリケーション画面が開きます。氏名(相手に表示される名前になります)とメールアドレスを入力し次へ。

※スマートホンやタブレットなどの場合、アンドロイドの場合は、GooglePlayから、iosの場合はAppStoreからアプリケーションのダウンロードが案内されます。

ダウンロードを押下し、アプリをダウンロードします。
ダウンロードが終了すると、自動的に接続されます。
氏名とメールアドレスを入力し、参加。

すでにアプリケーションがインストール済みの場合には、①招待リンクをクリックすると、氏名とメールアドレス入力の画面まで進みます。(サインインしている場合には、そのまま会議に接続します)

③マイクやビデオなどの確認ができる画面になります。会議に入ったときの最初の環境を設定します。音響のテストなども行えます。設定が済んだら、参加。

A はミュートボタン、BはカメラOFFボタンです。押下されている状態であれば、マイクもカメラもOFFの状態で会議に参加することができます。(不特定多数の人の参加する研修会の時や、移動中など環境が安定していない場合にはOFF設定をお勧めします)


参加後に設定は自由に変えられます。

④会議に参加することができました♪

 

アプリケーションをあらかじめインストールし、アプリケーションを起動してから参加する場合(ミーディングIDで会議に入る方法)

①スマートホンやタブレットなどの場合、アンドロイドの場合は、GooglePlayから、iosの場合はAppStoreからWebexを検索し、アプリケーションをダウンロード&インストールします。

パソコンの場合は、http://www.webex.com/ja/downloads.html からアプリケーションをダウンロードします。ダウンロードしたファイルを実行しインストールします。

②アプリケーションを起動します。

③起動した画面で、ミーティングID、氏名、メールアドレスなどを指示に従い入力、参加します。

パソコン画面
スマートホン画面
リンクボタンもしくはリンクURL記載の招待メールが来た場合の参加方法(まだ、アプリケーションをインストールしていない場合)

画面上のボタンを押下することで、様々な機能を利用することができます。

①ビュー 画面の見え方を変更します。複数表示されるグリッドビューと発言者がメインとなる発言者ビデオビューがあります。

②ミュート 自分のマイクのON、OFFを切り替えます。ミュート状態=マイクOFFの状態です。WEB会議や研修会などでは、発言するとき以外には基本的にミュート状態にしておきます。

③ビデオ 自分のカメラのON、OFFを切り替えます。不特定多数の方の参加する研修会などでは、OFFにしておくことをお勧めします。

④参加者 クリックすることで、ミーティングルームへの参加者が表示されます。参加者の画面には挙手機能が付いています。質疑応答など発言権を求める場合に、挙手を押下することで、主催者に意思表示をすることができます。主催者からの指示があったら、ミュートを解除(マイクはON)にして発言しましょう。

⑤チャット 参加者全員に向けてや、個人に向けて、会議開催中にテキストメッセージを送ることができます。質疑応答タイムの前に、事前に質問事項の入力をしておくなどで利用します。

⑥ミーティング退出 ミーティングルームから退出し、終了することができます。

①~⑥までは、とてもよく使う機能です。

⑦コンテンツ共有 画面の共有などの機能を使うことで、参加者の画面に自分の画面を映すことができます。パワーポイントのスライドを共有したり、インターネットの画面を見ながら協議をしたり、議事録を共有して議事内容の確認をしたり、と様々な活用ができます。

⑧他オプション メモ画面を表示したり、マイクやカメラの設定、ミーティングへの招待などが行えます。

◇スマートホンの場合、ボタンの位置が少し変わります。

アプリケーションをあらかじめインストールし、アプリケーションを起動してから参加する場合(ミーディングIDで会議に入る方法)

No1 相手の声が聞こえない

No2 自分の声がとどいていない

No3 自分の顔が映らない

  • アプリケーション上のミュートON,OFFもありますが、内臓のマイクとスピーカーを利用している場合、そちらの方で、ミュートの設定や音量を0にしていたり、とても小さくしている場合があります。確認してみましょう。
  • マイク付きイヤホンなどをご利用の場合には、イヤホンやマイクが壊れている場合もあります。
  • 外付けのマイクやカメラを利用している場合、パソコンとの接続(そもそもそのパソコンで使えるように環境整備がしてあるか)を確認しましょう。
  • スマートフォンやタブレット、モバイルWifiなどの場合、データ従量制での契約となっていると、通信制限により、音声通信、画像通信が難しくなる場合があります。
  • 通信環境が悪い場合、画像の乱れや、音声が途切れてしまうなどの状態がたびたび起こります。
特にトラブルが多いのは音声についてです。音が小さくて聞こえない、自分の言葉が伝わっていないなどとならないよう、「他オプションボタン」から、スピーカー・マイク・カメラ から設定や、テストができますので、会議が始まる前に、事前に環境を確認しておきましょう。

覚えておくと便利なWebexの機能

Webexの公式ヘルプページ

https://help.webex.com/ja-jp/

公式使い方ガイド集

https://www.cisco.com/c/m/ja_jp/solutions/webex/how-to-use.html

 

YouTubeなどでも使い方について説明している動画が、多数掲載されています。

検索してみてください。

 

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在宅医療相談室あんなかとは

医療と介護の両方を必要とする方が、住み慣れた地域で安心して自分らしく暮らせるまちを目指し、専門職への研修会の開催、情報共有支援・連携体制構築支援や市民の皆様への普及啓発活動等を行っています。